Вступительные экзамены

 

1 Даты вступительных экзаменов

 

1.1 В начале учебного года проректор по учебной работе предлагает ректору для утверждения даты вступительных экзаменов (включая даты заезда абитуриентов) на следующий учебный год. Утвержденные ректором даты подаются в канцелярию, которая издает приказ о датах вступительных экзаменов и передает их во все подразделения. В начале второго семестра проректор по учебной работе согласует с канцелярией сроки подачи документов (в двух формах: лично и через сайт), их список (актуализируется в зависимости от требований Учебного комитета и Рособрнадзора), утверждает перечень вступительных экзаменов и вопросы для них.

• Последним днем подачи документов в канцелярию должна быть пятница (обычно — последняя перед первым экзаменом, в идеале – за неделю до начала экзаменов).
• Зав. кафедрами должны просмотреть и одобрить вопросы вступительных экзаменов до конца первого семестра [LT].
• Методист УМО сообщает проректору по учебной работе о списке документов, которые предоставляют абитуриенты светских вузов в текущем учебном году.

1.2 Вступительные экзамены обычно проходят в течение второй-четвертой недель августа (все ступени и формы обучения). При выборе дат необходимо учитывать дни церковных праздников: 14 августа (Происхожение честных древ Животворящего Креста Господня), 19 августа (Преображение Господне) и 28 августа (Успение Пресвятой Богородицы). Заезд абитуриентов осуществляется за день до вступительных экзаменов в том случае, если он является небогослужебным, в случае праздника – в день совершения праздничного всенощного бдения. При составлении графика можно ориентироваться на расписание вступительных экзаменов прошлого года.

Экзамены, включающие в себя дату 14 августа, должны проходить для студентов-мирян (не в священном сане).

Возможно проведение вступительных экзаменов бакалавриата ЗО на первой неделе сентября (по согласованию с ректором).

Духовенству необходимо зарезервировать для заезда или отъезда как минимум один день до или после праздников Преображения Господня и Успения Богородицы (т.е. после окончания или перед началом экзаменов).

Необходимо зарезервировать как минимум один день до Успения Богородицы, чтобы подготовить все документы для Ученого совета (если он проходит после 28 августа).

 

Образец 1. График проведения вступительных экзаменов в 2014-2015 уч. году

 

Очная форма обучения

Бакалавриат — с 12 по 14 августа 2014 г. (заезд 11 августа)

Магистратура — с 21 по 23 августа 2014 г. (заезд 20 августа)

Аспирантура — с 21 по 23 августа 2014 г. (заезд 20 августа)

 

Регентское отделение с 21 по 23 августа 2014 г. (заезд 20 августа)

Иконописное отделение с 12 по 14 августа 2014 г. (заезд 11 августа)

 

Заочное отделение

Бакалавриат — с 25 по 26 августа 2014 г.

Магистратура — с 21 по 23 августа 2014 г. (заезд 20 августа)

 

 

• Оптимальным является проведение вступительных экзаменов по следующим блокам: 1) бакалавриат (очная форма), РО, ИО; 2) магистратура (очная и заочная форма), аспирантура 3) бакалавриат (заочная форма). Продолжительность вступительных экзаменов каждой формы и ступени обучения не должна превышать трех дней (включая день объявления результатов).

При определении дат вступительных экзаменов бакалавриата ЗО необходимо ориентироваться на личный график ректора (в случае проведения их на первой неделе сентября).

РО по согласованию с ректором может определять даты вступительных экзаменов самостоятельно, учитывая общие даты.

• Вся согласованная и утвержденная проректором по учебной работе информация в конце февраля [LT] размещается на сайте (в разделах «Абитуриентам» и «Учебный процесс»), в группах абитуриентов соц. сети «В контакте» (они актуализируются по мере необходимости, текущие адреса бакалавриата, РО и ИО http://vk.com/club50207419 магистратуры http://vk.com/club50207472), еще раз сообщается в канцелярию и все подразделения Академии, вносится в календарь УМО (в LT каждого сотрудника, в общий Google календарь). На главном сайте информацию размещает редактор сайта (ее необходимо выслать на адрес эл. почты spbda@gmail.com), в разделе «Учебный процесс» — системный администратор УМО, в группах «В контакте» — методист УМО.

Необходимо проверить даты вступительных экзаменов на всех страницах сайта (в соответствующих разделах для каждой ступени и формы обучения), чтобы нигде не осталось прошлогодних данных.

 

1.2 Состав экзаменационных комиссий

 

• За две недели до итогового июньского Ученого совета [LT] методист УМО составляет список вступительных экзаменационных комиссий, который утверждается ректором и оглашается на Совете проректором по учебной работе. Список комиссий вывешивается в день Совета на стенде при входе в актовый зал.

 

Образец состава вступительной комиссий магистратуры и бакалавриата

магистратура:

1-я подкомиссия: Догматическое богословие

Первый проректор — засл. проф. прот. Василий СТОЙКОВ

проф. прот. Владимир МУСТАФИН

2-я подкомиссия: Священное Писание Нового Завета

проректор по научно-богословской работе — прот. Димитрий ЮРЕВИЧ

прот. Георгий ШМИД

3-я подкомиссия: Священное Писание Ветхого Завета

свящ. Сергий ЧАРЫКОВ

ДОБЫКИН Дмитрий Георгиевич

4-я подкомиссия: Патрология

доц. МАРКИДОНОВ Александр Васильевич

свящ. Михаил ЛЕГЕЕВ

5-я подкомиссия: История РПЦ

проф. прот. Георгий МИТРОФАНОВ

свящ. Константин КОСТРОМИН

6-я подкомиссия: Общецерковная история

ТЕЛЬПИС Николай Георгиевич

КАРПУК Дмитрий Андреевич

7-я подкомиссия: Литургика

проректор по воспитательной работе — прот. Виталий ГРИЩУК

прот. Феодор ГУРЯК

8-я подкомиссия: Каноническое право

прот. Алексий БАЛАКАЙ

свящ. Александр МИРОНОВ

9-я подкомиссия: Древние языки

свящ. Игорь МАГНИЦКИЙ

ИВАНОВА Е.В.

МЕЛЬНИКОВ А.А.

ХАРЛАМОВА Н.О.

доц. КРИЦКАЯ С.Ю.

10-я подкомиссия: Новые языки

КОЛЕСНИКОВА Надежда Васильевна

 

бакалавриат:

Ректор — архиепископ Петергофский АМВРОСИЙ

Проректор по учебной работе — прот. Владимир ХУЛАП

Проректор на научной работе — прот. Димитрий ЮРЕВИЧ

Проректор по воспитательной работе — прот. Виталий ГРИЩУК

Духовник — прот. Вячеслав ХАРИНОВ

 

техническая поддержка – ПЕТРОВ Михаил

 

• В день итогового июньского Совета [LT] методист УМО рассылает всем преподавателям, входящим в экзаменационные комиссии, информационное письмо с указанием даты экзамена и состава комиссий. Письмо дублируется в августе [LT] за неделю до начала экзаменов (с приложением расписания вступительных) Эта информация также сообщается всем преподавателям по телефону, после чего в расписании вступительных экзаменов методист УМО ставит отметку о том, что преподаватели подтвердили свое участие. В том случае, если преподаватель по объективным причинам не может принять участие в экзаменах, проректор по учебной работе назначает ему замену.

[образец письма преподавателям].

• Во вступительных экзаменах на бакалавриат (очная форма) принимают участие: ректор, проректор по учебной работе, проректор по научно-богословской работе, проректор по воспитательной работе, духовник.
• Для вступительных экзаменов в магистратуру формируются комиссии по предметам (согласно экзаменационной программе), все студенты очной формы обучения обязательно проходят собеседование с ректором и духовником, заочной формы – с ректором и проректором по учебной работе.
• Экзаменационные комиссии РО, ИО и аспирантуры своевременно формируются заведующим соответствующим подразделением.

УМО не информирует о датах вступительных экзаменов преподавателей РО, ИО и аспирантуры, необходимо напомнить об этом ответственным сотрудникам соответствующего подразделения.

• Канцелярия в конце учебного года оформляет приказом ректора состав экзаменационных комиссий.
• В начале августа методист УМО сообщает заведующему мед. пунктом предварительные даты и время работы мед. комиссии. Окончательные даты утверждаются в финальном варианте расписания.

 

 

1.3 Списки абитуриентов

 

• Подача документов абитуриентов происходит: 1) через сайт – с начала марта до пятницы перед началом вступительных экзаменов, 2) в канцелярии – обычно с 1 июля до пятницы перед первым вступительным экзаменов.

Сотрудники УМО не участвуют в приеме документов канцелярией, но по распоряжению проректора по учебной работе могут помогать принимать недостающие документы/оригиналы у подававших их через сайт во время вступительных экзаменов .

• В середине февраля [LT] системный администратор УМО проверяет работу эл. формы подачи документов через сайт и докладывает о ее готовности проректору по учебной работе. Проверка системы проводится еще раз в середине июня (до ухода в отпуск сотрудников). Системный администратор создает/обновляет учебный видеофайл, демонстрирующий работу системы для сотрудников. Все пароли для входа в систему должны быть у проректора по учебной работе и сотрудников УМО.

Учебный видеофайл о работе с эл. формой *** находится в папке ***

• Список документов для каждого отделения
• В начале августа [LT] методисты УМО и ЗО формируют личные дела всех абитуриентов, подавших документы через сайт (начиная с февраля текущего года). Для этого они распечатывают анкету каждого абитуриента, а также все засканированные документы, которые к ней прилагаются. Материалы каждого абитуриента складываются в отдельный прозрачный файл, после чего они сортируются по форме и ступени обучения. Методисты УМО и ЗО ежедневно (в начале рабочего дня) проверяют наличие новых анкет в системе вплоть до начала вступительных экзаменов, формируя соответствующий пакет документов.
• Отсортированные документы абитуриентов передаются в канцелярию СПбПДА и на ЗО, которые на их основе либо формируют новые личные дела абитуриентов (в картонных скоросшивателях), либо делают пометку о дублировании документов (в том случае, если документы были поданы одновременно через сайт и через канцелярию).

Важно, с одной стороны, не «потерять» документы абитуриентов, с другой – избежать дублирования документов (создания двух личных дел на одного абитуриента). В случае возникновения вопросов (напр., язык, выносимый на экзамен) необходимо оперативно решать их телефонным звонком абитуриенту.

• На основании имеющейся информации (эл. форма и канцелярия) методисты УМО и ЗО формируют списки абитуриентов в виде таблицы Excel. Она должна включать в себя информацию: порядковый и инд. номер, сан, фамилия, имя, отчество, год рождения, светское образование, духовное образование, епархия, примечание. [обр.] В зависимости от ступени и формы обучения количество столбцов может варьироваться. Список должен автоматически сортироваться по фамилии/монашескому имени абитуриентов.

Делопроизводители РО и ИО самостоятельно формируют таблицы абитуриентов своих подразделений.

• Методист УМО ежедневно вносит данные в таблицу с первого рабочего дня августа, формирование таблицы завершается в последний день подачи документов. После этого необходимо тщательно проверить правильность и полноту имеющейся информации по личным делам абитуриентов, находящихся в канцелярии. Итоговый вариант таблицы предоставляется проректору по учебной работе для проверки и утверждения. На ее основе формируются все экзаменационные и итоговые ведомости.
• Проректор по учебной работе до начала экзаменов знакомится со всеми личными делами абитуриентов бакаларвиата и магистратуры.
• Канцелярия подает сведения об абитуриентах проректору по воспитательной работе для их расселения.

 

1.4 Расписание экзаменов бакалавриата

 

• Расписание вступительных экзаменов формируется на основе расписания прошлого года в рамках дат утвержденных вступительных экзаменов [обр.]. Проект расписания составляется методистом УМО в начале августа [LT], утверждается проректором по учебной работе и актуализируется в последний день подачи документов в зависимости от количества абитуриентов.

При составлении расписания на основе прошлогоднего графика необходимо принимать во внимание изменение дней недели, в которые совершаются церковные праздники.

Особое внимание нужно уделить включению в расписание духовника, который не всегда может принимать участие в экзаменах в удобное для УМО время – ему необходимо заблаговременно позвонить.

Расписание вступительных экзаменов РО, ИО и аспирантуры составляют ответственные сотрудники соответствующих подразделений, ориентируясь на график экзаменов очной формы.

График экзаменов бакалавриата ЗО формирует методист ЗО.

• Вступительные экзамены всех форм и ступеней обучения начинаются служением молебна, который совершается в академическом храме. Все сотрудники УМО молятся в храме во время его совершения. В расписание включается всенощное бдение перед праздником Изнесения честных древ Животворящего Креста (13 августа), в сам день праздника (14 августа) – ранняя Литургия. Перед праздником Преображения Господня совершается всенощное бдение, в сам день праздника – поздняя Божественная Литургия (в том, случае, если в эти дни заселяются студенты, они принимают участие в этих богослужениях).
• В расписание вступительных экзаменов включаются утренняя и вечерняя молитва, а также следующие трапезы: завтрак, обед, ужин (без полдника). Расписание заблаговременно предоставляется в трапезную для организации питания. Обед абитуриентов не должен совпадать с обедом сотрудников (а другие трапезы?). После ужина в расписании не должно быть экзаменов (однако возможно фотографирование и проверка музыкальных данных).
• В расписании должны быть указаны номера всех аудиторий/кабинетов, в которых будут проходить экзамены и прочие мероприятия (с общей детализацией – этаж, описание прохода в Обводный 7 и т.д.).
• Абитуриенты бакалавриата сдают следующие вступительные экзамены: молитвы, чтение на церковно-славянском языке (экзаменатор – ректор), Библейская история Ветхого и Нового Завета (экзаменатор – проректор по научно-богословской работе), Общецерковная история, История Русской Православной Церкви (экзаменатор – проректор по учебной работе), Катехизис (экзаменатор – духовник), пишут сочинение-экспромт. Они также проходят медицинскую комиссию, собеседование с духовником (обычно совмещенная с катехизисом), проверку музыкального слуха и фотографирование. Все эти элементы должны быть включены в расписание вступительных экзаменов.
• Все абитуриенты разбиваются на группы числом 15-20 человек. Группы формируются путем деления абитуриентов на количество экзаменаторов. Группы необходимо вносить в расписание таким образом, чтобы они вписывались в расписание трапез. Ориентировочное экзамена на одного студента – 5 мин. Списки групп вывешиваются на доске около первой вахты и на двери каждой аудитории/кабинета, в которой проводятся вступительные экзамены. На двери каждой аудитории/кабинета должно быть указано название проводимого экзамена и имя экзаменатора. Изменение состава групп после этого крайне нежелательно.
• Тестирование по английскому языку для разбивки студентов по группам проводится в первый учебный день кафедрой древних и новых языков (ответственная – Колесникова Н.В.) и не включается в расписание сессии.
• При формировании расписания необходимо учитывать, что медицинскую комиссию юноши и девушки должны проходить в разные дни или хоты бы быть разделены достаточным временным промежутком.
• Расписание вступительных экзаменов бакалавриата утверждается на ректорском совещании, которое обычно проводится за несколько дней до начала экзаменов. После этого в расписание вносится итоговая правка, чистовой вариант рассылается всем участникам экзаменов, раздается во все подразделения и вывешивается на первой вахте.
• В начале августа [LT] проректор по учебной работе актуализирует памятку для абитуриентов. [обр.]. Каждый абитуриент получает ее вместе с расписанием экзаменов при заселении на первой вахте.

 

 

1.5 Проведение экзаменов бакалавриата

 

• Перед написанием сочинения-экспромта для каждого студента создается конверт (необходимо купить заранее нужное количество), на котором указывается его сан, ФИО, персональный номер (необходимый для обеспечения объективной оценки письменной работы – формируется методистом УМО или системным администратором в случае тестирования студентов в системе Moodle) [обр.]. В конверте должны находиться темы сочинений, которые утверждаются ректорским совещанием до начала вступительных экзаменов [LT]. Канцелярия за день до начала экзаменов [LT] выдает методисту УМО проштампованные двойные листы А4 (в клетку) из расчета два двойных листа на одного человека (один – для черновика, второй – для чистовика).
• Для написания сочинения абитуриенты разбиваются по количеству в зависимости от вместимости аудиторий. Сочинение можно поводить только в аудиториях с партами (не в хор. классе). В зависимости от требуемого числа аудиторий методист УМО заблаговременно сообщает проректору по воспитательной работе о необходимом количестве дежурных помощников (которые должны находиться в аудитории во все время написания сочинения) и получает от него их список. Разбивку студентов необходимо осуществлять таким образом, чтобы в аудиторию входило целое число групп. На каждой аудитории вывешивается список групп, которые пишут сочинение в этой аудитории.
• Написание сочинения в каждой аудитории начинается совместной молитвой, после чего методист раздает студентам конверты (они должны быть разложены по алфавиту) и листы бумаги, после чего проректор по учебной работе дает краткие разъяснения относительно порядка написания и предложенных тем. Студенты указывают в правом верхнем углу теста индивидуальный экзаменационный номер. Во время написания запрещено пользоваться любыми электронными средствами – в этом случае студент удаляется из аудитории и получает неудовлетворительную оценку. Время написания сочинения – 90 минут. Студенты, написавшие работу, могут покинуть аудиторию. Студенты сдают дежурному помощнику черновик и беловик сочинения (вложенные друг в друга), которые после окончания написания сочинения передаются в УМО.
• Методист УМО, получив сочинения, распределяет их пропорционально среди проверяющих (обычно – все, кроме ректора) под подпись с указанием количества работ. Время проверки сочинения – до следующего утра. Экзаменаторы должны сдать проверенные работы с одной оценкой (за содержание) в УМО, где оценки выставляются в итоговую ведомость в соответствии с индивидуальным номером. Все оценки необходимо еще раз вычитать по итоговой ведомости и беловикам сочинения. Беловики и черновики сочинений передаются в канцелярию для раскладки по личным делам (вместе с таблицей индивидуальных номеров).
• Тестирование по русскому языку может осуществляться на основании теста, который проходит либо в обычной письменной форме, либо в системе ДО Moodle. Если тест проводится в письменной форме, его в начале августа [LT] готовит проректор по учебной работе. Методист УМО распечатывает тесты в необходимом количестве и назначает аудиторию для проведения (возможно написание теста в хор. классе в том случае, если студенты делают пометки в тесте). Тест необходимо проводить для всех абитуриентов одновременно, в первый день экзаменов. Студенты указывают в правом верхнем углу теста индивидуальный экзаменационный номер. Письменные тесты проверяют методисты УМО (по ключам) и выставляют оценки в итоговую ведомость. Если тест проводится в системе ДО, при составлении расписания необходимо учесть количество компьютеров в читальном зале, к которым при необходимости можно добавить ноутбуки УМО и IT-отдела. В этом случае системный администратор УМО формирует логины и пароли для абитуриентов, проводит тестирование в читальном зале и передает оценки в УМО для внесения в итоговую ведомость.
• Перед началом экзаменов для каждого экзаменатора формируется папка по его предмету/предметам, в которой должны находиться: вопросы по вступительным экзаменам в 2 экз. (для экзаменатора и экзаменуемого), список студентов с разбивкой по группам, в котором добавлены столбцы для оценок по соответствующим предметам и примечаний (место, достаточное для заметок), бумага для заметок, расписание вступительных экзаменов. [обр.].
• Перед началом экзаменов методисты УМО в канцелярии раскладывают личные дела абитуриентов по группам, приносят их в соответствующие аудитории вместе с папками экзаменаторов. Во время экзамена необходимо следить за равномерностью прохождения групп (избегать слишком быстрого/медленного движения) и оперативно переносить дела следующему экзаменатору. После окончания экзаменов все личные дела сдаются в канцелярию. Методисты УМО должны за 15 мин. до окончания экзамена каждой группы пройти по всем аудиториям/кабинетам и проверить график прохождения экзаменов.

Всем методистам необходимо подключить электронный ключ для лифта.

Иногда ректор начинает прием экзаменов вечером перед первым официальным днем вступительных экзаменов.

• После окончания работы экзаменаторов методист УМО собирает их экзаменационные ведомости и в тот же день переносит оценки в итоговую ведомость, еще раз проверив все данные после внесения. Все ведомости с пометками экзаменатора ксерокопируется и передаются в архив УМО. Оригинальные ведомости раздаются экзаменаторам после внесения оценок для подведения итогов на ректорском совещании (лучше всего – проректором по учебной работе перед началом совещания).
• Регенты хоров определяют состав комиссии для проверки музыкальных данных студентов. Методист УМО заблаговременно сообщает им о времени и аудитории, в которой будет проходить прослушивание. Регенты хоров сообщают сведения о музыкальных данных непосредственно ректору.
• Фотографирование студентов осуществляет фотограф Академии и IT-отдел. Методист УМО заблаговременно сообщает им о времени и аудитории, в которой будет проходить фотографирование. После 1 сентября фотограф передает в УМО диск с фотографиями всех студентов очной формы обучения (всех форм и ступеней).
• Члены медицинской комиссии докладывают о результатах обследования непосредственно ректору.
• До начала вступительных экзаменов методист УМО формирует список контактных данных всех экзаменаторов и ответственных за проведение экзаменов, копия которого передается проректору по уч. работе.

 

1.6 Подведение результатов экзаменов бакалавриата

 

• По мере выставления оценок методист УМО оперативно вносит их в итоговую ведомость, проверяя данные после внесения еще раз по экзаменационным ведомостям. [обр.] Системный администратор делает выборочную проверку (3 на 30 человек) правильности высчитывания среднего балла абитуриентов. Все поля, содержащие неудовлетворительные оценки, выделяются серым цветом. В ведомости должно быть поле достаточной ширины для итогового примечания/решения.
• К 15.00 второго дня экзаменов методист УМО распечатывает итоговые ведомости односторонне на листах формата А3 (число экзаменаторов плюс один экземпляр) и передает их проректору по учебной работе.
• После обеда во второй день экзамена проходит ректорское совещание, на котором принимается решение по каждой кандидатуре. Студент может быть 1) зачислен на подготовительное отделение (в случае имеющихся пробелов в знаниях) 2) зачислен на первый курс (в случае успешной сдачи экзаменов) 3) зачислен на старший курс (в случае отличной сдачи экзаменов, превышающей уровень абитуриентов или наличия светского образования) 4) не зачислен (в связи с неуспешной сдачей экзаменов). Решение по каждой кандидатуре принимает ректор, внося резолюцию в последнюю графу итоговой ведомости. Для контроля принятых решений подсчитывается общее количество студентов по каждому пункту.
• После окончания ректорского совещания проректор по учебной работе передает методисту УМО ведомость с резолюциями ректора, ксерокопия которой хранится в архиве УМО. На ее основании методист оперативно формирует списки зачисленных, проверяет их по итоговой ведомости проректора по учебной работе и количеству зачисленных. Список сразу же высылается ректору, проректору по учебной работе, проректору по воспитательной работе, в канцелярию (редактору сайта списки высылаются только по благословению ректора или проректора по учебной работе). Оригинал итоговой ведомости ректора передается в приемную ректора вместе с распечатанным списком зачисленных.
• В третий день экзаменов (в соответствии с расписанием, обычно после утренней молитвы и завтрака) проректор по воспитательной работе оглашает результаты вступительных экзаменов. Абитуриенты, не поступившие на бакалавриат, получают документы в канцелярии.

УМО в объявлении результатов участия не принимает.

• По результатам вступительных экзаменов методист УМО формирует архивную папку, в которой должны находиться: расписание экзаменационной сессии; списки абитуриентов, экзаменационные вопросы, копии экзаменационных ведомостей, итоговая экзаменационная ведомость с резолюциями ректора, списки зачисленных. Срок хранения архива – 4 года.
• В каждое личное дело зачисленного вкладывается индивидуальная ведомость с экзаменационными оценками (?). [обр.].

В ходе подготовки к экзаменам сотрудники УМО выявляют абитуриентов, которые могут быть потенциально полезными в организации учебного процесса. В случае их поступления проректор по учебной работе подает ректору прошении о несении ими послушаний в УМО в течение учебного года.